Tillbaka

Tid och pengar att spara med kontoret på fickan

  • Nu slipper servicemontörerna vid Ihrevikens VVS hålla reda på lösa lappar och buntvis av papper med arbetsorder i sina bilar. Med webbtjänsten Flexibla Kontoret sköter de all administration kring ett jobb via sina surfplattor.

Möt Ihrevikens VVS som sköter all sin administration via Flexibla Kontoret på surfplattan.

Per Kallas, grundare och delägare i Ihrevikens VVS, och hans fyra medarbetare sköter bland annat teknikinstallationer, drift och underhåll på fastighetsbolaget Humlegården.


− Vi ska rätta till fel inom 24 timmar, säger Per Kallas, som just denna dag varit här sedan klockan fem på morgonen för att se över några rör i ett omklädningsrum till husets idrottsanläggning.


Näst på programmet står att kolla två av fastighetens totalt 300 toaletter, som han fick en felanmälan om dagen innan.


Per plockar upp sin Ipad Mini, som numera alltid ligger överst i verktygslådan, och klickar fram arbetsordern han skapat direkt från mejlet med felanmälan. Rinnande toaletter plan tre, står det på informationsraden i arbetsordern med nummer 14059.


− All information ligger samlad på samma ställe, och alla kollegor kommer enkelt åt samtliga arbetsorder via sina surfplattor. Det ger en bra överblick över vilka jobb som är på gång, säger Per.


Även vid inköp på DahlCenter följer Flexibla Kontoret med. I kassan anger han sitt kontonummer och ordernummer för jobbet han håller på med. Dahlsäljaren knappar in numren, vilket resulterar i en elektronisk följesedel där materialet som Per köpt automatiskt specificeras i hans pågående arbetsorder i Flexibla Kontoret. Materialet kommer direkt in på fakturan


− Förr tog vi emot följesedeln på papper och häftade ihop den med den arbetsordern. Sedan fick vi manuellt föra över alla uppgifter från de skrivna papperna för att skapa fakturaunderlag och liknande efter avslutat jobb, säger Per på väg tillbaka till de rinnande toaletterna.


När båda insatserna bytts ut och spolningen fungerar som den ska igen, tar han fram sin surfplatta för att göra tidrapportering och markera att jobbet är utfört. Status: Klar, blinkar till på skärmen och därmed är arbetsordern avslutad och redo för fakturering.


− Eftersom både tid och material nu finns rapporterat i arbetsordern är fakturaunderlaget redan klart. Om kunden tar emot fakturor elektroniskt kan jag mejla den direkt från bilen när jobbet är klart. Annars skriver jag ut den på kontoret och skickar med posten.

 

Vill du veta mer? Kontakta då info@flexkontoret.se eller läs mer på broschyren längst ner på sidan.

 

Så här jobbar Per med Flexibla Kontoret

 

Så här jobbar Per

så här jobbar Per 2

 

  1. Per tar emot mejl med felanmälan av två toaletter på Länsförsäkringars kontor
  2. Han skapar arbetsorder och åker till kunden för att undersöka felet.
  3. Tar bild på trasig del.
  4. Åker till Dahl för att köpa ny utbytesinsats.
  5. Dahl skickar elektronisk följesedel, som kopplar till arbetsordern.
  6. Tillbaka för att installera produkten.
  7. Per rapporterar tid, jobbet klart för fakturering via mejl eller brev.

 

Vill du läsa hela artikeln? Den finns att läsa på webben i detta nummer av vår kundtidning TRYCK.  

 

Dahl Sverige AB / Box 67 / 177 22 Järfälla / 08-583 595 00